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OA办公系统
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 中立OA办公系统以工作流为核心,包括公共信息、公共事务、个人办公、文件管理、系统设置等主要办公模块,提供完善的系统管理功能,具有结构规划合理、使用便捷、定义高灵活性、系统可扩展性的办公自动化系统。
   中立OA办公系统在提高个人办公效率的同时,提高团队整体的办公效率,使分享信息、统一决策、贯彻执行能够保持持续的效率和活力,具有高度的协同性、集成性、可扩展性。帮助实现信息、资源的共享,增强员工协同工作的能力,强化领导的监控管理,实现公文流转、审核签批等行政事务的自动处理,促进管理电子化、规范化,全面实现协同工作与信息管理,最终会为用户提供一个协同办公平台,整合工作流,真正实现跨系统、跨应用、跨地域的协同办公。
   中立OA办公系统主要特点:
  (1)界面美观
  采用了OutLook风格的界面设计,可随时向用户提供最新信息,界面友好、美观,使用方便,易学易用。
  (2)完善的管理功能
  系统集成个人办公、公共办公、公文流转、短信管理、电子邮件、会议管理、车辆管理、审批管理、办公用品、人力资源、系统管理等功能模块。
  (3)强大的工作流引擎
  工作流就是根据既定的规则集,部分或全部实现一个流程的自动化,在这个过程中文档、信息在参与者之间传递。
  (4)流程跟踪与控制
  对公文流转的整个流程进行跟踪,详细记录公文的当前状态、办理的过程和批示意见以及办理结果,并可以结合短信进行提醒和催办。
  (5)完全基于B/S架构
  采用基于B/S的软件结构,支持分布式办公和移动办公,实现真正的移动协同办公管理。
  (6)多种方式协作交流
  实时短信、电子邮件、电子论坛等组成的信息协作交流网状功能结构,实现用户单位内部各类信息实时互动。
   中立OA办公系统主要功能:
   ◆个人办公
   1、工作计划
  提供个人计划编写、查询浏览,可以编写个人的工作计划,包括计划起止时间、计划标题、计划内容、计划参与对象、计划共享(查询)对象等。计划提供短信定时提醒功能。共享用户(即允许查看对象)可以查看该计划。
   2、便签记事
  对日常事务等提供便签记录,可以记录标题、内容、相关文件、日期、提醒等,可以对便签进行增加、修改、删除功能。
   3、文件管理
   ※目录管理
  用于将现有文件资料进行在线管理、使用,采用类似Windows的无限级目录管理,并以树型或逐级的方式进行管理,可以进行目录新建、修改、删除。
   ※个人文件
  可以将本地文件存储于网络,实现在线管理和方便使用。网络文件可以记录文件相关信息,包括文件标题、大小、类型、说明等,同一文件记录,可以提供多个文件自动上载管理。
   ※共享文件
  方便用户进行相互之间进行文件交换、共享,可以将新上载文件或个人文件进行指定用户或全体用户共享,同时设定文件的共享属性(可读、可写(即可修改)、可读写)。
   4、通讯录
   ※个人通讯录
  可以对个人通讯录进行在线管理,个人通讯录提供私有通讯录的添加、修改、删除管理,通讯录信息包括姓名、性别、出生日期、单位、职务、地址、邮编、联系电话、传真、手机号码、电子邮件、备注等。个人通讯录提供邮件发送、短信发送等自动选择。
  可以对通讯录进行多级分组管理。
   ※公共通讯录
  提供对单位相关公共通讯录管理,信息同个人通讯录。公共通讯由指定管理员维护管理。
   5、用户组管理
  系统组织机构用户提供分组管理,如建立领导、部门领导、工作人员等自定义分组管理。默认为组织机构分组,该用户分组为供个人选择使用。
   6、手机短信
  可以在线发送短信信息,发送短信同时记录于数据记录,供查阅使用。发送对象可以从个人通讯录、公共通讯录、系统用户中自动选择或手工填写手机号码进行批量发送。可以进行立即发送或定时发送。相关短信网关或设备由用户提供。
   8、电子邮件
  提供电子邮件服务,包括发送邮件、接收邮件、邮件夹管理、邮件搜索等邮件在线管理功能,发送邮件可以批量发送、图文邮件编写、多附件发送等。邮件地址提供从个人通讯录、公共通讯录、系统用户中进行选择。
   ◆公共办公
   1、通知公告
  可以进行在线电子公告发布、查看、删除。可以授权指定用户或全体查看公告信息。电子公告信息包括:标题、内容、相关附件、发布部门、发布日期、发布者等。
   2、新闻动态
  为用户提供相关新闻动态信息动态发布,发布的信息内容包括:标题、内容、来源、作者、日期、类别、相关附件等。新闻采用内嵌编辑器进行新闻内容样式编辑,可以对字号、字体、样式等进行定义。
  新闻可以进行多级分类管理,可以新增、修改、删除新闻类别,新闻管理进行新闻类别选择。
   3、会议安排
  提供会议安排、通知发布,会议发布信息包括:会议主题、会议内容、会议地点、主持人、会议参加人员、会议资料(附件)、会议起始时间、授权查看对象。根据指定查看对象的用户可以查看会议信息。会议参加人员可以选择提供短信提醒。
  会议安排可以以日历形式和列表形式表现。用户选择相应日期进行查询。
   4、电子期刊
  根据期刊名称、期刊刊号、期刊日期建立期刊刊次,在没期刊刊次下建立期刊文章内容,期刊内容包括:标题、摘要、内容、来源、关键字、作者等文章内容信息。期刊内容可以进行图文、字体等样式排版。
  期刊刊次、期刊内容可以进行发布、修改、删除管理。
   5、调查反馈
  提供在线的投票调查系统,可以自由设定调查主题、调查答案选项、重复投票设定等调查信息,以图形化的形式反馈投票结果。
   6、交流讨论
  内部人员可以进行交互的交流讨论。可以进行进行论坛版面设定管理,论坛版面可以设定无限级,可以定义该版面名称、版面开放范围(指定用户)。
  可以选择版面进行发起主题和对某一主题进行回复,同一主题文章以先后顺序关联排列,发布信息包括:标题、内容、相关文件、发布时间、发布者等信息,发布内容支持图文样式混合排版。
   ◆行政办公
   1、发文管理
  用户可以根据选择的发文流程和模板进行发文操作,发文内容有:公文标题、公文种类、公文紧急程度、公文密级、主送单位、抄送机关、抄报机关、主题词、备注、处理意见、公文文号、打印份数、相关附件等。
   发送一般功能流程为:
  公文先由拥有公文拟稿权限的人拟稿,拟稿完后,拟稿人提交给部门领导(该领导有核稿权限)进行核稿,核稿通过了,由核稿人提交给单位领导签发,这个时候可以是多个领导进行签发,签发完了之后提交给办公室领导进行校核,由校核人提交给办公室文员进行的排版和发布,排版和发布完成后,再由办公室文员进行打印和发送,最后由公文管理员归档。在签发时,签发人可以将该公文转发给他人进行会签,会签后,由公文原始核稿人提交给办公室文员。如果核稿或签发没有通过,公文退回给拟稿人。
   基本流程图如下:
   开始——>[申请人(拟稿)]提交——>[部门领导(核稿)或转发会签]——>[单位领导(签发)]——>[办公室领导(校核)]——>[办公室文员(排版、发布)]——>[办公室文员(打印、发送)]——>[公文管理员(归档)]——>结束
  发文流程可以由系统管理员进行定义,包括定义流程的节点、该节点的操作权限人员、该节点的属性等。
  发文可以选择发文模板,发文模板采用WORD文档,发文拟稿时自动调用模板文档。发文正文编辑采用集成WORD编辑,具有痕迹保留功能。
  在每一个节点可以查阅公文流程流转信息。
  公文归档处理时,可以指定用户查阅权限。
  发文公文具有阅读、查询功能。
   2、收文管理
  收文先由拥有公文登记权限的人登记,登记完后,登记人提交给部门领导(该领导有拟办权限)进行拟办,拟办通过了,由拟办人提交给单位领导批示,这个时候可以是多个领导进行批示,批示完了之后提交给办公室领导进行阅办,由阅办人提交给办公室文员进行的排版和发布,排版和发布完成后,再由办公室文员进行打印和发送,最后由公文管理员归档。在批示时,批示人可以将该公文转发给他人进行批示,批示后,由公文原始拟办人提交给办公室文员。如果拟办或批示没有通过,公文退回给登记人。
  收文登记信息包括来文标题、收文编号、来文单位、公文密级、紧急程度、来文文号、打印份数、收文日期、收文单位、公文内容、相关附件、处理意见等。
  来文公文内容可以采用WORD文档录入,该文档采用选择模板后进行录入。
  收文流程可以由管理员进行定义,包括定义流程节点、流程模板、节点权限、处理流程等。
   收文基本流程为:
   开始——>[申请人(登记)]提交——>[部门领导(拟办)]——>[单位领导(批示)多个领导]——>[办公室领导(阅办)]——>[办公室文员(排版、发布)]——>[办公室文员(打印、发送)]——>[公文管理员(归档)]——>结束
   3、档案管理
  对归档结束后的公文,可以进行档案归档处理,包括待归档文件的档案管理、档案阅读等。档案的主要登记信息有:归档编号、文件编号、文件标题、拟稿人、文件存放处、保密等级、保管期限、送交人、接收人、变更次数、变更日期、归档日期等。并可以设定对档案的查阅权限。
  用户可以进行档案的查询阅读。
  资源管理
   1、办公用品管理
  可以对办公用品进行登记、领用管理,办公用品信息主要包括:用品编号、物品类别、物品名称、规格或型号、物品单价、物品数量、剩余数量、入库日期、备注等。并对办公用品的状态、领用、归还、报废等记录管理。
  主要功能包括:
   ◆办公用品类别
   ◆办公用品登记
   ◆办公用品领用
   ◆办公用品审核
   ◆办公用品归还
   ◆办公用品报废
   ◆办公用品管理
   2、车辆管理
   ◆车辆管理
  对车辆信息进行登记管理,车辆信息主要包括,车辆编号、车辆型号、车牌号、司机、车辆状态、备注,可以进行车辆增加登记、查看、编辑。并对车辆的状态信息进行记录。
   ◆车况记录
  可以对车辆使用记录及该记录的车况进行记录管理。包括车辆:流水号、登记日期、车辆编号、里程(KM)、油耗(L)、安全情况、维修情况、维修金额(元)、备注,以及对车况信息统计。
   ◆个人设置
   1、外出授权
  外出设置主要针对是用户登陆到系统之后为自己设置自己的状态。例如有上班在线、上班离线、请假、出差等状态。同时可以将不在线状态时,授权其它用户代替自己进行指定功能授权,如公文处理授权。
   2、修改密码
  用户登陆后可以更改自己的登陆密码。
   ◆系统管理
   1、用户管理
  组织机构
  组织机构以树型的无限级方式表现,组织机构信息包括:机构简称、机构全称、机构顺序、是否起用等信息。
   ◆权限角色
  可以将相关的权限归为一组定义为权限角色,该权限角色的用户具有相应的权限授权。
   ◆用户管理
  可以添加、修改、删除用户信息,用户信息包括:部门、用户名、真实姓、电子邮件、是否起用、用户状态、用户角色、登录次数、现办公机器IP、手机号码、用户显示顺序。用户添加后,并可选择是否注册用户邮件。
   ◆权限管理
  可以对用户进行使用功能权限的授权。如:发布公告、阅读新闻、参加调查等。
   2、流程管理
  包括可以对公文流程进行自定义管理,包括流程属性、流程节点定义。可以控制流程过程,流程模板,节点的操作权限、节点顺序、节点操作流向、节点操作字段等。发文、收文时,可以选择定义的流程进行处理。
   3、模板管理
  可以预先定义公文模板供选择使用,公文模板可以上传使用和在线编辑模板。
   4、字典定义
  对系统中出现的列表选择内容采用字典定义的方式,如:文件类型、人员性别、国家类别、公文类别、紧急程度、密级程度、主送单位、抄送单位、抄报单位、主题词等。
   5、数据备份
  提供数据备份功能,备份可以指定备份数据、备份路径。备份数据同时提供备份的恢复功能。
   6、日志管理
  系统对用户的操作记录以分类别的方式进行记录,日志信息具有:日志用户、日志操作计算机、日志记录编号、日志操作、日志内容、操作日期等信息。
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